سرعت پیشرفت شیرپوینت در سراسر دنیا چشمگیر می باشد. این موضوع مدیران و کارشناسان IT سازمانها و شرکت ها را به سمت استفاده از محصول شیرپوینت مایکروسافت سوق داده است! اما اینکه آیا این انتخاب برای سازمان مربوطه درست می باشد یا خیر، و اینکه این انتخاب تا چه حد نیازهای آن سازمان را برآورده خواهد کرد، از بحثهای مهمی است که در این مقاله به آن خواهم پرداخت.

مطلبی که در ادامه خواهید خواند، نتایج تجربیات من در پیاده سازی و مدیریت چندین پروژه شیرپوینتی در مقیاسهای کوچک تا بزرگ، که همه آنها نیازهای سازمانها و شرکتهای مختلف بوده است، میباشد.

یک مدیر IT قبل از هر اقدامی باید شناخت خود را نسبت به شیرپوینت و امکانات واقعی آن توسعه دهد. شیرپوینت ابزاری است با قابلیت های بسیار بالا که متاسفانه خیلی از این تواناییها ناشناخته می ماند! در حالیکه اگر مدیران IT شناخت بیشتری در مورد این قابلیت ها داشته باشند، به نیاز واقعی سازمان خود و چگونگی استفاده از آنها براساس نیازهای درون سازمانی نزدیکتر خواهند شد.



شرپوینت در وهله اول یک سیستم مدیریت محتوا یا Content Management System یا CMS پیشرفته می باشد. این بدان معنی است که شما با استفاده از شیرپوینت به راحتی می توانید سایت های مختلف را بدون هیچ گونه کدی طراحی، ایجاد و مدیریت کنید . برای اینکار ملزم به استفاده از ساختار تعریف شده شیرپوینت هستید. شیرپوینت یک CMS پیشرفته است که در خیلی موارد آنرا با CMS هایی مانند DoteNetNuke ، Lotus IBM ، Liferay مقایسه می کنند. پرداختن به مقایسه این CMS ها از حوصله این مقاله خارج است، اما با خواندن ادامه مقاله و درک توانایی های بالقوه شیرپوینت به طور حتم در بسیاری از موارد در می یابید که شیرپوینت برنده مقایسه ها خواهد بود!
شیرپوینت به شما این امکان را می دهد تا با استفاده از 10 ها Template تعریف شده در آن، سایت های با قدرت عملیاتی مختلف راه اندازی کنید! سایت هایی از قبیل : وبلاگ، ویکی، سایت تیمی، سایت انتشار اطلاعات، سایت های همکاری، انواع سایت های جلسات، آرشیو اطلاعاتی و ... ! شما این دامنه تعریف سایت ها را در سایر CMS های فوق نخواهید یافت!

شیرپوینت دارای قابلیتها و توانایی های دیگری است که می تواند مدیران IT را بیشتر به سمت خود جذب کند. یکی از این قابلیت ها یکپارچگی شیرپوینت با مجموعه محصولات آفیس می باشد. پشتیبانی از ابزارهای Office ای که امروزه در تمام سازمانها به عنوان ابزار همیشگی پرسنل تلقی می گردند، یکی از قابلیت های شیرپوینت می باشد. شرپوینت به شما این امکان را می دهد تا به راحتی اسناد مختلف آفیس را در سایت های شرپوینتی ایجاد و ذخیره کنید و به صورت آنلاین آنرا بین سایر افراد سازمان به اشتراک بگزارید! شیرپوینت روند ارتباطات جهت اشتراک اطلاعات و فرآیندهای درون سازمانی را تسهیل می کند. اشتراک اطلاعات و اسناد داخل سازمان به شکل ساده تری صورت می گیرد ، کاریران در سیستم احراز هویت می شوند و خیلی از کاغذ بازی های داخل سازمان جمع آوری می گردد!

 
با استفاده از قابلیت جستجوی پیشرفته شیرپوینت می توانید تمام اطلاعات و اسناد سازمان را به صورت تفکیک شده و در کمترین زمان ممکن جستجو کنید! حتی می توانید با استفاده از ابزارهای جستجو شیرپوینت، اطلاعات پرسنل سازمان را براساس سطح دسترسی های تعیین شده، جستجو کنید. شرپوینت این امکان را دارد تا حتی کلمات داخل اسناد و فایلهای ذخیره شده شما از قبیل PDF و ... را جستجو نماید! طبقه بندی خروجی جستجو ها و فیلترهای مختلف جستجو، شما را سریعتر به نتایج مورد نیاز نزدیک خواهد کرد.

با استفاده از شیرپوینت به راحتی می توانید فرمهای اطلاعاتی در اختیار کاربران قرار دهید و خیلی از بخش های مبتنی بر کاغذ را در سازمان کاهش دهید! ابزار InfoPath مجموعه آفیس در این زمینه به صورت حرفه ای به شما کمک خواهد کرد تا بتوانید فرمهای ساده تا پیشرفته را برای ثبت و جمع آوری اطلاعات توسط افراد سازمان طراحی کنید و از طریق سایت شیرپوینتی، آنرا در اختیار آنها قرار دهید! امکان ذخیره و نگهداری اطلاعات این فرمها، پس از پردازش، در لیست های شرپوینتی، کتابحانه اسناد شیرپوینت و بانک های اطلاعاتی مجزا امکان پذیر است.

با استفاده از شیرپوینت می توانید پرتالهای سازمانی را در سریعترین زمان راه اندازی کنید و تمام فعالیت های عمومی سازمان را از طریق این پرتالها به آگاهی پرسنل برسانید. به عبارتی درگاه ورودی سازمان شما همین پرتالها خواهند بود که می توانند به صورت آنلاین از سراسر دنیا قابل دسترس برای پرسنل باشند! مدیریت اطلاعات سازمان، مدیریت پروژه ها، مدیریت اسناد، مدیریت افراد و گروهها ، آرشیو سازی و نسخه بندی اطلاعات و ... همه و همه از دیگر توانایی های شیرپوینت می باشد.


از جالبترین و جذابترین تواناییهای شرپوینت ، Business Intelligence یا هوشمندی تجاری می باشد! تهیه گزارشات پیشرفته عملیاتی-اطلاعاتی برای مدیران سازمان و نمایش گزارشات محتلف از اطلاعات و عملکرد بخش های مختلف سازمان توسط ابزارهای پیشرفته Excel Service ، Performance Point Server و نمایش آنها در سایت های شرپوینتی از دیگر تواناییهای منحصر به فرد شیرپوینت می باشد! بخش هوشمندی تجاری شیرپوینت توانایی نمایش اطلاعات از Data Warehouse های مختلف با استفاده از ابزارهای SSAS و SSRS را نیز دارا می باشد.